プライバシーポリシー
個人情報に関する基本規則
社会福祉法人 愛 燦 会
第１章 総則
（目 的）
第１条 本規則は、社会福祉法人愛燦会（以下「法人」という。）が保有する利用者（以下「本人」という。）の個人情報につき、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。） その他関連法規及び介護保険法等の趣旨の下、これを適正に取扱い、法人が掲げる「個人情報に関する基本方針」がめざす個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定 義）
第２条 本規則において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
１ 個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの及び他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。 本人が死亡した後においてもその本人の情報を保存している場合及びその情報が同時に遺族等の生存する個人情報と関連がある場合には、個人情報と同様に取り扱う。
２ 個人情報データベース等
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるよう体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則に従って整理又は分類し、 特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
３ 個人データ
データベース等を構成する個人情報をいう。
４ 保有個人データ
法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行なうことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、 又は違法もしくは不当な行為を助長し又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
５ 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（基本理念）
第３条 法人は、個人情報が、個人の人権尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱いを図るものとする。
（適用範囲）
第４条 本規則は、コンピュータ処理がなされているか否か、及び書面に記録されているか否かを問わず、法人において処理される全ての利用者の個人情報、個人データ及び保有個人データ（以下「個人情報等」という。）の取扱いにつき定めるものとする。
（個人情報の管理者）
個人情報に係る事項を法人の個人情報統括責任者、施設の個人情報管理責任者、各部署の個人情報管理者が担当する。
第２章 個人情報等の取扱いについて
第１節 個人情報等の利用について
（利用目的の特定）
第６条 法人は、個人情報を取扱うに当たっては、利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するとともに、それを公表する。
２ 法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
３ 法人は、利用目的を変更する場合には、変更した目的について、本人に通知又は公表するものとする。
（利用目的による制限）
第７条 法人は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取扱わない。
２ 法人は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取扱わない。
３ 前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
（１） 法令に基づく場合
（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
（３） 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
（４） 国若しくは地方公共団体に協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
（適正な取得）
第８条 法人は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 法人は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 法人は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
本人の同意があるとき。
法令等の規定に基づくとき。個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
４ 法人は、前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第９条 法人は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合及び取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、又は公表する。
２ 本人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書及びその他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対しその利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 法人が利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について本人に通知し、又は公表する。
４ 前２項３項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１） 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
（２） 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、法人の権利又は当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
（３） 国若しくは地方公共団体に協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
（４） 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
（第三者提供）
第10条 法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
（１） 法令に基づく場合
（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
（３） 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
合併その他の事由による事業の承認に伴って個人データが提供される場合
個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨、並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を共有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し又は本人が容易に知りえる状態にいる場合
３ 法人は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容において、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知りえる状態に置くものとする。
第２節 個人情報等の登録・保管・廃棄について
（データ内容の正確性の確保）
第11条 法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。
（文書等の登録）
第12条 各部署が取得した文書等を記録ファイル若しくはデータベースに登録（編綴することを含む）又は入力する場合においては、個人情報管理者が登録又は入力に係る作業責任者となる。
２ 個人情報管理者は、具体的な登録又は入力作業を行う作業担当者を指名する。
３ 前項の登録又は入力は、個人情報管理者及び作業担当者のみが行うことができる。ただし、個人情報管理者が特に承認を与えた者については、このかぎりではない。
（文書等の保存期間）
第13条 文書等の保管期間は、法令に依拠する。
（文書等の保存作業）
第14条 各部署が取得した文書等の保管又は保存については、個人情報管理者が保管又は保存に係る作業責任者となる。
２ 個人情報管理者は、具体的な保管又は保存作業を行う作業担当者を指定する。
３ 保管もしくは保存する部屋又は保管庫等の鍵又はセキュリティシステム等を管理する者は個人情報管理責任者が指名する。
４ 保管又は保存に係る作業は、原則として個人情報管理者及び作業担当者のみが行うことができる。ただし、個人情報管理者が特に承認を与えた者については、この限りではない。
５ 個人情報管理者又は作業担当者以外の者は、文書等の保管又は保存について、原則としてその作業を個人情報管理者の監督の下に行わなければならない。
（安全管理措置）
第15条 法人は、取扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
２ 個人情報の漏えいを防止するため、職員は、個人データの記録された書類、ノートパソコン、フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ等を法人及び施設外に持ち出してはならない。
３ 前項の場合に、職員において法人及び施設外に持ち出さざるを得ない理由がある場合には、当該職員の所属する部署の個人情報管理者及び個人情報管理責任者に、理由を申し出て、その承認を受けなければならない。
４ 職員が、業務上の必要から、個人データの記録された媒体のコピーを作成する場合は、当該職員の所属する部署の個人情報管理者に理由を申し出て、その承認を受けなければならない。
５ 職員が、業務上、個人データの記録された書面等をファクシミリで送信する場合は、宛先を確認した上で、異なる宛先に送信されることのないように十分に注意しなければならない。
６ 個人データを記録している媒体を保管もしくは保存する部屋又は保管庫などの開閉は、開閉する権限を与えられた者以外の者は行ってはならない。ただし、個人情報管理責任者の承認を受けた場合はこの限りではない。
７ 保存期間の終了した個人データは、廃棄される前であっても利用してはならない。
（文書等の廃棄）
第16条 保管又は保存期間の経過した文書等については、法人の個人情報統括責任者及び施設の個人情報管理責任者に報告し、承認を受け、各部署の個人情報管理者が廃棄又は消去に係る作業を行う作業責任者となる。
２ 個人情報管理者は、具体的な廃棄又は消去作業を行う作業担当者を指名する。
３ 廃棄又は消去に係る作業は、原則として個人情報管理者及び作業担当者のみが行うことができる。ただし、個人情報管理者が特に承認を与えた者については、この限りではない。
４ 廃棄又は消去は、保管もしくは保存された書面又は媒体等をシュレッダー、メディアシュレッダー等で破壊し、又は焼却、もしくは融解するなど復元できない方法により行うものとする。
５ 個人情報管理者は、保管又は保存期間の経過した文書等について業務の遂行上必要があると認めるときは、法人の個人情報統括責任者及び施設の個人情報管理責任者に報告し、承認を受け、一定の期間を定めて保管又は保存期間を延長することができる。
第３節 保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用停止等
（開示等の請求に対する対応）
第17条 法人は、保有個人データについて個人情報保護法25条ないし27条の規定に基づき開示及び利用停止等の申請が行なわれた場合は、合理的な期間、妥当な範囲でこれに適切に応ずるものとする。
（保有個人データの開示申請等）
第18条 法人は、前条の規定にかかる義務を適切に履行するため必要な事項について規程を別途定め、これに基づき必要な措置を行うものとする。
第3章 組織及び体制
(個人情報管理)
第19条 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、個人情報の保護に関し内部規則の整備、安全対策及び教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。
２ 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、この規則に定められた事項を遵守するとともに、個人情報の取得、利用、提供又は委託処理につき、全ての役員及び職員にこれを理解させ、遵守させなければならない。
３ 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、個人情報漏えい等の問題が発生した場合において、法人の理事長に報告・協議し、二次被害の防止対策を講じるとともに、個人情報の保護に配慮しつつ、可能な限り事実関係を公表するとともに、都道府県等の所管課に速やかに報告する。
（教育）
第20条 個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者は、法人の業務に従事する全ての役員及び職員に対し、個人情報にかかる個人の権利保護の重要性を理解させ、かつ、個人情報管理の適正で確実な実施を図るため、教育・訓練を行なうように努める。
（職員の義務）
第21条 職員は、個人情報保護法を遵守し、法人の有する利用者等の個人情報について退職後も開示してはならない。
２ 本規則に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員は、その旨を個人情報管理責任者に報告するものとする。
３ 個人情報管理責任者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく理事長に報告するとともに、関係部署に適切な措置をとるよう指示するものとする。
（法人による相談・苦情の対応）
第22条 法人は、個人情報の取扱いに関する相談・苦情の適切かつ迅速な対応に努める。
２ 法人は、前項の目的を達成するために、施設に個人情報相談窓口を設ける。
付 則
この規則は、平成17年７月４日より施行する。
